La Société Française de Physique recrute sa/son futur·e stagiaire chargé·e de projet événementiel

La Société Française de Physique

La Société Française de Physique (SFP) est une association reconnue publique dont la mission est de rassembler et d'animer la communauté de physiciennes et physiciens français. Elle facilite également la promotion de la physique auprès des scolaires et du grand public.

La SFP recrute un·e stagiaire pour participer à l’organisation d’un événement scientifique de renommée mondiale : les Olympiades Internationales de Physique (IPhO) 2025, qui se tiendront pour la première fois en France.
Les IPhO, créées en 1967, représentent le concours international de physique le plus prestigieux pour les élèves de l’enseignement secondaire.
Cet événement unique, organisé par la Société Française de Physique, réunira à Paris plus de 500 jeunes scientifiques prometteurs et leurs accompagnateurs, venant des quatre coins du monde pour tester leurs compétences en physique théorique et expérimentale.

Site internet de l’évènement : https://www.ipho2025.fr/

Localisation :

Hybride : Télétravail (2 jours) et présentiel au siège de la Société Française de Physique (Paris 13e). Alternance possible.

Dates :

Du 1er février au 1er aout 2025 ( 6 mois).
Présence sur place du 17 au 25 juillet, possibilité de travail en soirée pendant cette semaine

Vos missions :

Sous la supervision de la Directrice Événementiel, vous serez pleinement impliqué(e) dans la production de cet événement international, avec des missions variées et formatrices :

- Coordination des prestataires : suivi des contrats, respect des délais, vérification des livrables.
- Suivi administratif et facturation : assurer le respect des budgets alloués, vérification des factures : Assurer le contrôle de leur conformité avec les contrats ou accords établis, mise à jour des tableaux de suivi : Maintenir et actualiser les outils de suivi financier et administratif pour garantir une gestion efficace des données en lien avec la comptabilité.
- Gestion des bénévoles et des animations : organisation des plannings et briefing des équipes.
- Production de supports : création de présentations et documents pour les réunions de pilotage et les partenaires.
- Logistique événementielle : assistance à la planification des transports, hébergements et repas pour les participants internationaux.
- Communication opérationnelle : rédaction et diffusion des informations clés aux parties prenantes (équipe interne, partenaires, bénévoles).

Profil recherché :

- Étudiant(e) en communication, événementiel, gestion de projet ou équivalent (Licence/Master).
- Proactif, organisé(e), rigoureux(se), autonome, motivé(e) et doté(e) d’un excellent sens du relationnel
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, chatgpt, Drive, Trello, Canva).
- Anglais professionnel (écrit et oral) requis pour interagir avec des participants internationaux.
- Un intérêt pour les sciences ou l’éducation serait un plus !
Le candidat retenu aura la bonne combinaison de savoir-être et de savoir-faire.

Ce que nous offrons :

- Une immersion dans l’organisation d’un événement international d’envergure.
- Une équipe passionnée et bienveillante.
- Une expérience polyvalente et enrichissante dans l’événementiel.
- Tickets restaurant
- Remboursement de 50% du Pass Navigo
- Carte cadeau de 150 euros remise à la fin du stage
- La gratification mensuelle est de 600,60 € brut.

Postuler

Envoyez votre candidature (CV et lettre de motivation) à julia.roussel[a]sfpnet.fr, en précisant en objet “Stage IPhO 2025 – Événementiel”.